Cómo «Hackear» Tu Tiempo ¡Hack Time!

Entre las debilidades que pueden atribuirme está el innegable hábito de dejar todo para última hora. Mi excusa, y uso la fácil, es que se debe a «que mi dedicación a pensar la mejor solución, me lleva a tomar el máximo tiempo posible para terminar las actividades«, bueno, eso es lo que digo y es lo que encontraba lógico en mi ilusa mente.

Así me sucedió en varios proyectos y tomo como ejemplo uno de los más importantes, púes después de haber realizados las «evaluaciones necesarias mentales» durante todo el tiempo posible (6 meses) para el desarrollo óptimo de las actividades, iniciaba los trabajos al 100% para cumplir con el objetivo del proyecto… ¡un día antes de la entrega!, en la noche, después de haber revisado y poner al día las redes sociales, mi blog, ver news, deportes, divisas, bancos, una película… a eso de las 04:00 comenzaba a trabajar para realizar la entrega a las 09:00 horas.

Al final de 5 horas de arduo trabajo realizaba la entrega y después de un esfuerzo mayúsculo, de escribir, analizar, verificar y emitir el informe tan necesario para el proyecto, lograba entregarlo en el plazo establecido. Si, así desarrollaba mis proyectos, y a vuelta de la evaluación del informe, después de ser analizado por 3 o 4 personas y verificar todos los flujos y procesos desarrollados durante todo un año y los mismos vertidos en un informe, el resultado cada año, durante 9 años seguidos fue siempre el mismo, ¡APROBADO!, ¡Nuestras Felicitaciones!

Yo agotado pero con el pecho inflado, satisfecho de «mis propias capacidades».

Ha! -dirán ustedes- este personaje es un genio, esta preparado y es capaz de realizar actividades de alta presión, de alta complejidad, y con el resultado esperado y en un tiempo muy acotado… y sí, es verdad, es un logro y es posible con mi coeficiente de 173… No, no es cierto, después de la evaluación el resultado era aprobado, con mínimo 4 o 5 observaciones o irregularidades que pudieron haber sido resueltas si hubiese tomado el tiempo necesario para abordarlas. Si yo hubiese preguntado en aquella época ¿como esta el informe en sus detalles?, la respuesta obvia habría sido: ¡es una porquería de informe!… así que no preguntaba cosa alguna y me retiraba airoso. Ahora después de mucho, al revisar informes emitidos tiempo atrás, me digo ¡pero que clase de basura es esto! ¿como pude escribir esta tontera?…

En fin, es un mal, y es endémico, no solo de mi país, es de todo el mundo (como me justifico ¡he!), pero como todos los males, el mismo mal tiene una solución, es radical y tiene que ver con la persona misma, o sea yo o en su caso, usted.

El mal al cual me refiero es el de procrastinar, que es: Postergar actividades importantes, reemplazándolas por actividades irrelevantes…

Mas que un mal, tiene que ver con el grado de irresponsabilidad que podemos desarrollar al comprometernos a realizar actividades que son realmente importantes. Nos comprometemos y cumplimos, pero la pregunta del millón: ¿es el cumplimiento del objetivo de acuerdo a nuestras reales capacidades?.

Imaginen si en realidad hubiese desarrollado el informe con el detalle, análisis y dedicación que se requería en esos años, con la mente limpia y no trasnochada en que se emitía el documento, enfocado en el tema, ¿hubiese cambiado el rumbo de la empresa?, yo creo que sí, pero mi grado de irresponsabilidad fue mayor que mi grado de compromiso con mi propia persona y bueno, con los demás.

Repito, así como hay un mal endémico, hay una cura para ese mal, esta en nosotros, la cura es latente, es como un pequeño demonio listo para actuar, en este caso curar el mal de procrastinar. Dicha cura no es la voluntad de hacer las cosas, o de aplicar Primero lo Primero, los 7 Hábito de la Gente Altamente Efectiva o el 8° Hábito, que puedes leerlos y en realidad seguir procrastinando; la cura no va por ese rumbo, tampoco necesitas Coaching Ontológico que este diciendo todo lo que debes hacer con tus paradigmas o encontrando tu ser o visitando un psicólogo.

Cuando hay un mal debes saber que existe ese mal, sino, ¡puedes morir! (quedar sin trabajo)… Cuando nuestros pequeños hijos están enfermos, su ritmo de actividades baja inmediatamente, no en forma brusca, sino que en forma gradual, ya no hablan tanto, su vista decae, sus movimientos son mas lentos, y dejan de cuestionarnos; eso es ver la enfermedad en forma subjetiva -ello no ven eso, son ciegos hasta que es tarde- para asegurarnos tomamos la temperatura y verificamos si hay fiebre, sí la hay, entonces están enfermos y requieren de ayuda profesional, eso es ver la enfermedad objetivamente.

Por lo tanto, para activar la cura, debes saber que esta el mal de procrastinar en tu persona -pues eres ciego a ella- y al igual como tomas la temperatura de un niño para saber si tiene fiebre, debes tomarte la temperatura a ti mismo para saber si estas procrastinando. Personalmente, en una escala de 1 a 100%, sé que estoy enfermo cuando bajo el rendimiento a menos del 80% del tiempo de efectivo de trabajo, por lo tanto estoy procrastinando y debo aplicar la cura.

Pero no voy a escribir a cerca de como medir o como usar un detector del mal de procrastinar; hay muchos programas en la red y cada uno con sus bondades, escribiré por tanto sobre la cura cuando detectas la enfermedad.

El Efecto Zeigarnik: Trata de cuando nos sentimos incompletos después de salir de una tarea no acabada o realizada con poca perfección… El efecto Zeigarnik, en uno de sus estudios clásico dice lo siguiente: “Los participantes debían armar un rompecabezas muy difícil. Se les interrumpió cuando estaba resuelto en su mayoría, diciéndoles que el estudio había terminado y que no tenían que continuar. Sin embargo, el 90% de ellos prefirió quedarse hasta finalizar el rompecabezas”. Entonces como conclusión tenemos que:

Estamos Programados Genéticamente para concluir actividades ya iniciadas.

Esto se debe a que cuando empezamos algo, estamos más dispuestos a terminarlo que dejarlo pendiente. Dejar las cosas inconclusas, es decir, el procrastinar, es más fácil que aparezca si aún no hemos comenzado con algo.

Sir, Isaac Newton lo explica más fácilmente, decía en uno de sus postulados:

Un objeto en movimiento se mantiene en movimiento. Un objeto en reposo permanece en reposo; esto a menos que una fuerza actúe sobre él.

Si se requiere iniciar una actividad, basta con ejercer una fuerza. Muchos llaman a la fuerza que provoca una actividad como voluntad, otros le llaman fe, otros la llaman pro actividad, etc.

Algo importante sucedió aquella noche de trabajo que me llevo a concluir con relativo éxito el trabajo encomendado y en 5 horas; fue un cambio interno drástico y molesto en varios espacios de tiempo; pues el dejar un vicio recurrente (procrastinar) provoca lo que se denomina síndrome de abstinencia, incluido el Delírium Trémens, ¡ya es mucho! esto último el Delírium Trémens es broma.

Bueno, el cambio interno fue que apliqué «¡Hack Time!«… que no significa «Pirata del tiempo», sino que, significa “re programación del tiempo para la ejecución de actividades” y consiste en eliminar los BUGs (errores de programación) propios, internos, eliminando o insertando nuevos y mejores códigos para mejorar lo existente y dar inicio a las actividades, y dejarse llevar por efecto Zeigarnik. Recuerden que el efecto Zeigarnik nos enseña, que:

Debemos comenzar una tarea o actividad, sin importar la razón, pues de seguro no estaremos conforme hasta concluirlo

Entonces el ¡Hack Time! es:

Modificar la programación pre establecida por un código de mejor calidad que nos lleve a terminar tareas inconclusas o nunca iniciadas.

Si no logras por ti mismo eliminar un BUGs (que provoca procrastinar) en menos de 10 minutos, entonces debes aplicar el ¡Hack Time!

¡Hack Time!…

Sé que procrastinas, debes saber que lo haces, ¿como? un ejemplo sencillo para determinarlo y es solo un ejemplo; cuando estas solo en un trabajo: «Si haces algo que no es productivo de forma monetaria o intelectual, por fuerza la actividad es procrastinar». (intelectual: aprendizaje que te lleve a ser productivo). Si tu contrato dice 9 horas diarias, restas 45 minutos de colación eliminas 45 minutos mas de distensión (normal) nos deja 7,5 horas de trabajo efectivo, eso… debo trabajar al 100% en esas 7,5 horas, la pregunta: ¿procrastinas? Sí, de seguro, si dices que no, entonces te engañas y disculpa si ofende, estas engañando a tu empleador.

Planificar: Todo trabajo por fuerza requiere de planificación y cada uno de nosotros sabe lo que debe planificar para que sus actividades lleguen a buen término y cumpliendo los objetivos. Muchas veces no necesitamos anotarlas pues están interiorizadas, pero para el que procrastina es necesario detener ¡ya! su actividad actual y anotar los puntos (pasos) que le llevan a concluir en forma exitosa una labor o proyecto… ¿porqué anotar? me aseguro de no me afecte el TDAH, alzheimer; es como un diagnóstico, pues muchos experimentan cambios en su habilidad de desarrollar y seguir un plan o trabajar con números.

Plazos: La planificación requiere de plazos y deben definirse y dividirse en forma proporcional en unidades de tiempo según la complejidad de las tareas, asigne tiempos en horas que estime se pueden concluir cada una actividades y determine los recursos necesarios para cada actividad. En este punto termina la planificación.

Inicio: Esto es lo difícil, si tiene los plazos, tiempos de los plazos, y los recursos, diría, bueno ¡que espera comience!… pero no es fácil, estar solo tratando de mejorar un mal hábito requiere de algo mas que fuerza de voluntad; requiere de evolución, la evolución es un cambio paulatino del modo de ver y ser en la vida. Si usted es infeliz con su vida, debe evolucionar para que sea feliz, debe ver la vida de otra forma, y verse a usted siendo de otra forma, sino, entonces olvídese y siga infeliz, es su estado de confort, no lo sacaran los libros ni los terapeutas de esa infelicidad, porque es interna, lo mas que hará sera proyectar un cambio externo, no una evolución por lo que seguirá buscando como ser feliz y por ende no avanza.

Proceso: Debemos crear un pequeño proceso, una conexión nerviosa artificial, que indique a nuestro cerebro que debemos vernos a nosotros mismos tal como somos; es como ¡Oye veamos que haces! ¿estas engañando a tu empleador, familia o a ti al procrastinar?. La forma de hacer la conexión es con un termómetro que nos indique que tan efectivas son nuestras actividades cada día, que sea objetivo y muestre números, puedes usar una aplicación que te indique lo debes hacer, que sea específico y que te recuerde cada cierto tiempo que debes verificar si tienes fiebre, o para ver si estas o no procrastinando (un generador de hábitos). No debes instalarla en el Computador o la Tableta, esos aparatos te llevan irremediablemente al ocio. Esfuérzate en instalar la aplicación en el celular, esta siempre ahí, lo llevas contigo, husmeas en el, lo sacas, lo miras, lo observas detenidamente, «psicópateas», el celular es tu vida, hasta duerme al lado de ¡tu cama!… ¡contigo! solo falta un buenas noches.

A pesar que distrae el aparato, podemos sacarle partido; mi experiencia dice: Juegos, y Redes Sociales son la muerte para todo profesional, de una u otra forma terminaran aburriendo a tu empleador o terminaras chocando con el vehículo o tu en un poste, o te lo robaran ¡eso si que es desastre! por ello no uso tales programas, bueno, excepto LinkedIn y twitter y facebook y Pinterest Google+… No, solo uso LinkedIn en el móvil; y sin plan de Internet… púes digo:

¡si hay piedras en el camino que te hagan caer, solo debes quitarlas!

Uso un par de termómetros (programas), me mantiene alerta todo el día y cada vez que veo el celular -pues es como un reflejo condicionado, un hábito- verifico mi estado febril.

Luego de programar mis termómetros para saber si estoy bien o mal, requiero condicionarme, saber que debo hacer una tarea y al iniciarla sin mas excusa, con la mente fija en: solo debo terminar

Dejo todo, ¡Hack Time! – ¡Re programa tu cerebro!, somos maquinas de trabajo -pero con sus bemoles- y comienzo, sin importar lo que este haciendo, si esta programado, entonces se debe hacer, si me comprometí entonces debo cumplir conmigo con los demás, si me están pagando, bueno, NO debo aprovechar el manejo del tiempo que poseo para procrastinar; eso es ser desleal contigo y con el empleador.

Cuando digo «con sus bemoles» significa que como humanos debemos descansar en ciertos periodos y para controlar esos periodos utilizo la técnica del promodoro. En el PC uso la aplicación de TeamViz para el celular otras, hay muchas que puedes utilizar sin costo y sin banners como ClearFocus para Android.

Después de mucho tiempo, constancia en ello, de generar el famoso reflejo condicionado de Iván Pávlov, ¡me resultó!, deje de procrastinar hace muchísimo tiempo, ya no trasnocho, los informes están a la altura de lo que denomino «mi perfección»… me sobra mucho tiempo y busco que hacer con los tiempos muertos que vaya en beneficio de la empresa para la que trabajo o asesoro. Ningún Coach, ningún libro, ni no que escribo podrá evitar que procrastines dejando lo importante para después… requieres ayuda, tu propia ayuda, ¿quieres sobresalir sobre ti mismo?… haz lo que es importante, clasifica, pondera y deja lo que tiene menos valor en tu vida al olvido.

En este punto aplica los 7 hábitos de la gente altamente efectiva y hazte cargo de tu propio destino en la empresa y veras como avanzas y como recibirás ofertas, no solo por tu empleador, sino de otros.

¡Hack Time! de la Vida

Tal vez lo siguiente no tenga sentido alguno (aún); es muy tétrico, como salido de noche de halloween, especial para asustar a muchos o quitarles el hambre… la siguiente foto proviene de Santa Maria della Concezione dei Cappuccini, es una iglesia situada en Via Veneto, Roma, Italia; esta cubierta por muchos cráneos y huesos humanos; al centro en el techo hay un esqueleto entero del tamaño de un niño, en una mano tiene una guadaña, en la otra una báscula de la justicia (hechas de hueso). Para la mayoría de los que la visitan es una mera atracción, pero mas profundo que el solo mirar huesos dispuestos al rededor de las paredes y monjes vestidos aun con su propia piel cubriendo sus cráneos, es la inscripción al lado de una pila de huesos que dice:

Lo que ERES, fueron un día. Lo que son, un día SERÁS


Fuente: Philip Zimbardo, «La paradoja del tiempo: La nueva psicología del tiempo»

Decía Philip que: “en un instante el pasado y el futuro irrumpían en el presente”…

Hay algo que es sencillamente claro, nuestro tiempo en la tierra es limitado; con mucha solemnidad este lugar no muestra que vivimos nuestro destino final (al menos en la tierra). La visión de esta imagen no es para que nos preparemos para la muerte, sino que es una suplica para que:

Vivamos de una manera significativa y plena la vida que estamos viviendo ahora.

Rara vez nos damos cuenta del impacto profundo que provocamos con nuestra actitud en quienes nos rodean al “postergar actividades importantes, reemplazándolas por actividades irrelevantes”…

Inicie este texto, no me detuve, revise ideas, temas, metáforas, pensé acerca de mi, converse con mi esposa, hice un auto análisis, y mea culpa… ¿para qué?… simplemente para dejar de postergar asuntos importantes y hacer mas significativa y plena esta única vida… no hay otra oportunidad de sacar el máximo provecho a experiencias y aprendizajes que: “Ejecutando actividades que realmente importan, que aporten, que edifiquen”. ¿que edifica?:

Aprender, escribir, leer, conversar temas de interés, participar de actividades familiares, trabajar eficientemente, no perder tiempo en banalidades.

Uno de los mejores ejemplos, o al menos el más cercano a mi persona es:

«Cuando mi esposa comienza a preparar los materiales de enseñanza de todos los domingo en la iglesia (es maestra), empieza planificando el mismo domingo después de la clase, cuando llegamos a casa, se interioriza de la materia, le da un primer vistazo, busca en libros, lee, toma notas… En la semana continua con las actividades seculares, utiliza lo que se denomina un esquema multitarea/multiproceso, no opera en forma secuencial, inicia y acaba con todas las tareas a tiempo o según lo que programa.

En fin, después de haber comprendido todo lo que leyó y escribió en la semana, ya para el tramo de jueves a sábado, tiene todos los ingrediente para comenzar y trabajar para el domingo… el sábado es una dedicación absoluta, esta desde las 17:00 hasta las 21:30 con 1,5 horas de descanso fraccionados, al final concluye con “¡listo para mañana!” y con una gran sonrisa; la observo y puedo ver en ella el efecto Zeigarnik actuando potente mente… siempre en acción toda la semana, con distintas tareas concluidas hasta dar el conforme en cada una de ellas… y disfrutar de su trabajo al enseñar a los niños, dar el 100% de sí a los que no son de su familia, y por supuesto del 1000% a su propia familia.

!eso si es importante!… la Familia